Unidad de Enlace y Oficial de Información

Ley 33 de 2013

Capítulo III

Artículo 7. La Autoridad coordinará con todas las instituciones del Estado la implementación de la unidad de enlace, cuyo titular se denominará oficial de información, y le corresponderá a cada institución la designación de este.

Artículo 8. El oficial de información tendrá las siguientes obligaciones:

  1. Ser el enlace para coordinar la implementación de la Ley de Transparencia, además de los acuerdos y opiniones que disponga la Autoridad, sin perjuicio de la obligación que tiene la institución de cumplirlos.
  2. Ser el contacto central en la institución para la recepción de solicitudes de información, para la asistencia a las personas que solicitan información y para la recepción de denuncias sobre la actuación de la institución en la divulgación de información, así como la protección de datos personales.
  3. Revisar que las solicitudes de información cumplan con las formalidades dispuestas en la Ley de Transparencia.
  4. Recibir y registrar todas las peticiones y solicitudes de información que se presenten ante la Autoridad.
  5. Proporcionar al solicitante de la información un acuse de recibo para su debido seguimiento.
  6. Dar seguimiento a las peticiones y solicitudes de información y brindar información al solicitante respecto al estado de estas.
  7. Promover dentro de la institución las mejores prácticas en relación con la responsabilidad del mantenimiento, archivo y custodia de los documentos públicos, así como los de información confidencial o de acceso restringido.

Monitoreo de Transparencia de los Sitios Web

OBLIGACIÓN DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS:

Las instituciones del Estado están obligadas a brindar, a cualquier persona que lo requiera, información sobre el funcionamiento y las actividades que desarrollan, exceptuando únicamente las informaciones de carácter confidencial y de acceso restringido.

INFORMACIÓN DE CARÁCTER PÚBLICO EN LOS SITIOS WEB (PRINCIPIO DE PUBLICIDAD)

  • El reglamento interno actualizado.
  • Las políticas generales de la institución, que formen parte de su plan estratégico.
  • Los manuales de procedimiento internos.
  • La descripción de la estructura organizativa.
  • La ubicación de documentos por categorías, registros y archivos de la institución.
  • La descripción de los formularios y reglas de procedimientos para obtener información y dónde se puede obtener.

DATOS IMPORTANTES PARA SER EVALUADOS POR LA ANTAI:

  • Los Artículos 9.1, 9.2 y 9.3 deben contar con la fecha de vigencia actualizada al año en curso o el Quinquenio (2019-2024).
  • Toda la Información correspondiente a los artículos 10, 11 y 26 debe ser actualizada mensualmente. De no contar con variación debe realizarse la aclaración correspondiente.
  • 10.2 debe contar con la estructura y nivel de ejecución presupuestaria actualizada de manera mensual.
  • 11.1 Colocar la fecha de inicio de labores.
  • 11.2 Personal designado para remplazar a los Altos Directivos de las Instituciones y Municipios en caso de surgir Misiones Oficiales, licencias o vacaciones.
  • 11.3 y 11.4 utilizar el formato establecido en la Circular N° ANTAI –DS-DTAI -3989-2018.
  • 11.5 Se debe utilizar el formato establecido en la Circular N° ANTAI-DS-DTAI-01-2015. De no realizar viajes en el año o en el mes realizar la aclaración correspondiente.
  • 11.6 Se debe publicar los viáticos nacionales, de no realizar Misión Oficial realizar la aclaración correspondiente.
  • 26.3 Proyectos o Programas sometidos a la consulta ciudadana.

¿SABÍAS QUE?

Si las instituciones presentan algún problema técnico o de recopilación de información, por el cual no han actualizado sus sitios web en el tiempo que serán monitoreados por LA ANTAI, deberán notificarle a la Dirección de Transparencia.

Resolución ANTAI-DS-3513-2018, que desarrolla la Política de Transparencia de Datos Abiertos de Gobierno 

Artículo 15. El Oficial de Información de cada institución pública, tendrá la obligación de ser el enlace para coordinar la implementación de los Datos Abiertos de Gobierno y demás temas relacionados, sin perjuicio de la obligación que tiene la institución de cumplirlos.

La máxima Autoridad facultará al Oficial de Información, para evaluar a cada Unidad Administrativa, sobre la adecuación de la información generada y la correcta publicación de la misma en el portal de Datos Abiertos.

Material de consulta sobre Datos Abiertos para los Oficiales de Información:

  • Conociendo la política pública de Transparencia de Datos Abiertos de Gobierno. Aquí.
  • Catálogo de datos solicitados por sociedad civil para apertura. Aquí.

Descargar Adjuntos

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1 pdf Conociendo la política pública de transparencia de datos 870 KB 430
2 pdf Catálogo de datos públicos solicitados 254 KB 387